blogi

Palaverissäpäin – Vetäjä ohjaa ryhmänsä tavoitteeseen

Palaverisarjan osa 3/4

 

Miten vetäjän kannattaa toimia, riippuu palaverin tavoitteesta. Hullujen, luovien ideoiden etsintä yhdessä vaatii erilaista vuorovaikutusta kuin projektin seurantapalaveri.

 

Kokoontuminen on täyttänyt tehtävänsä, kun sen tavoite on saavutettu. Tärkeää on myös se, missä tunnelmissa palaverista lähdetään.  Tehokas asioiden käsittely ja viihtyisä ilmapiiri eivät suinkaan sulje toisiaan pois vaan pikemminkin tukevat toisiaan.

Istumajärjestys tukemaan vuorovaikutusta

Niinkin pienet, konkreettiset asiat kuin istumajärjestys, voivat vaikuttaa palaverin antiin. Kannattaa miettiä, mihin muodostelmaan osallistujat asettelee. U-muoto antaa mahdollisuuden nähdä toiset ja keskustella kasvokkain. Pitkä, suora pöytä katkaisee yhteyden eri päissä istuvilta.

Ihmiset tekevät 40 % valinnoistaan ”autopilotilla”, tiedostamattaan. Niinpä menemme helposti aina samaan paikkaan istumaan, saman henkilön viereen. Istumapaikan valinnasta voi päätellä jotakin osallistumisvalmiudesta: keskeisille ns. ”puhepaikoille” ei haluta, jos ollaan mieluummin seurailijoina. Siispä istumapaikkoja kannattaa myös välillä kokeeksi määrätä, jotta jähmeät roolit murtuisivat.

Joka työporukassa on majakka-perävaunu-pari, joka liikkuu aina kaksin ja on samaa mieltä. Hajota heidät istumaan eri puolille, jopa niin, että heillä ei ole katsekontaktia toisiinsa.

Tee pelisäännöt selviksi

Sovi pelisäännöt ja muistuta niistä avatessasi palaverin. Esimerkiksi pyydetäänkö puheenvuoroa käden nostolla vai huutelemalla tms. Eliminoi tavalliset häiriöt kuten puhelimien soiminen, toisaalla käynnit, poistumiset ja kaikenlaiset omat tekemiset. Selvitä aluksi, onko jollakulla osallistujalla pakottava tarve päivystää puhelintaan seuraavan puolen tunnin ajan. Ellei ole, kerää mobiililaitteet pöydälle ja sovi, milloin pidetään sähköpostientarkistustauko. Ihmiset eivät ole kovin hyviä tekemään monta asiaa yhtä aikaa, vaikka ”moniajosta” paljon puhutaankin.  Totuta joukkosi pelisääntöihin, samoin kuin täsmällisyyteen: Aloita ajoissa ja huomauta myöhästymisistä.

Selkeät roolit helpottavat ja tehostavat

Valitse palaverille vetäjä, jollet vedä itse. Kiertävä vuoro on omiaan aktivoimaan osallistujia ja kehittää osallistujien vuorovaikutustaitoja. Myös muistiontekijän roolia kannattaa kierrättää. Kellokallen rooliin valitaan joku siksi, että venyvät, monen minuutin puheenvuorot uskalletaan keskeyttää. Kun rajoittaminen on kellokallelle kaikkien tietäen määrätty tehtävä, se on helppo hoitaa. Paljon hankalampaa olisi huomauttaa vertaiselleen tai pomolleen rönsyilystä.

Vetäjä valmistelee muutaman minuutin aloituspuheenvuoron palaverille. Se perehdyttää väen kokoontumisen tavoitteeseen. Sillä varmistetaan, että osallistujilla on kutakuinkin sama tietopohja siitä, mitä ja miksi ollaan tekemässä, joten turhat kyselyt ja sivukeskustelut jäävät pois ja päästään syventymään oleelliseen. Myös menetelmistä ja etenemistavoista voidaan kertoa tässä puheenvuorossa.  Vetäjän aloituspuhe on etukäteen mietitty, selkeä ja motivoiva.

Vetäjällä on aktiivinen rooli

Miksi tässä blogisarjassa korostetaan toistuvasti hyvää valmistautumista? Valmistautumisella tähdätään siihen, että vetäjä voisi keskittyä parhaiten tärkeimpään rooliinsa: ohjaamaan keskustelua hedelmälliseksi. Hänen tehtävänsä on kuunnella, fasilitoida ja tukea keskustelun prosessia kuin kapellimestari. Kun ylimääräinen hässäkkä on eliminoitu, vetäjä huolehtii hyvästä vuorovaikutuksesta ja jakaa tasapuolisesti puheenvuoroja. Hän hillitsee pehmeästi dominoivia puhujia ja motivoi ja rohkaisee vetäytyviä. Hän pyytää osallistujien valmistellut esitykset sopivissa kohdin ja tekee hyviä kysymyksiä joilla saa väkensä ajattelemaan.

Jos aihe on hankala tai väki on muuten riitaista, ota käyttöön toistosääntö: Kukaan ei voi esittää omaa näkemystään ennen kuin on toistanut edellisen puhujan ajatuksen. Edellisen puhujan on hyväksyttävä, että toistaja on ymmärtänyt hänet oikein.

Vetäjä pitää ryhmän tehokkaana ja aikataulussa, jotta tarvittavat asiat ehditään käydä läpi ja tavoitteeseen päästään. Hän tekee yhteenvetoja jo käsitellyistä asioista ja kertaa, mitä vielä on käytävä läpi.

Pysy aikataulussa

Lopuksi vetäjä summaa asiat yhteenvedolla siitä, mitä on käsitelty, päätetty ja delegoitu kenellekin. Hänen pitäisi päättää palaveri ajallaan tai jopa pari minuuttia etuajassa.

Koeta nipistää vetäjänä ajasta: Lyhennä tunti puoleen, niin muistikuva tehokkaasta palaverista tekee seuraavaankin osallistumisesta mielekkäämpää. Vaadi että kaikki tulevat valmistautuneina ja pysytään asiassa.

Ei kommentteja

Julkaise kommentti