blogi

Palaverissäpäin – Riviosallistujalla on viinerin lisäksi vastuuta

Palaverisarja osa 4/4

Miten valmistaudut, kun olet menossa viikkopalaveriin, myyntitiimin kuukausikokoontumiseen, projektin tilannepalaveriin tai muuhun työelämääsi kuuluvaan kokoontumiseen?

Yleisin vastaus tähän kuuluu ”Miten niin valmistaudun?!”

Työpaikan palaverien riviosallistuja katsoo yleensä valmistautumiseksi sen, että tulee paikalle ja viipyy paikalla kunnes viinerit on syöty, ja vetäjä päättää tilaisuuden.

Yleensä ihminen innostuu ja motivoituu asioista, joihin voi itse vaikuttaa suunnittelemalla tai säätämällä. Jos valmistautuminen on nollaluokkaa, ei motivoitumistakaan juuri pääse tapahtumaan, innostumisesta puhumattakaan.

Kun hyvä vetäjä (palaverisarjan osa 3/4) on nähnyt vaivaa kutsumalla palaverin ajoissa kokoon tai laittamalla säännöllisen rutiinipalaverin riviosallistujille agendan ajoissa tiedoksi, jää Reiska Riviosallistujalle paljon enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa asiaan:

  • Hän tietää palaverin keskeisen tavoitteen ja voi tukea sitä. Samalla hän voi miettiä myös oman tavoitteensa palaverille: miten minä voin vaikuttaa asioihin; tukea, kannattaa, vastustaa, perustella, tuoda lisää tietoa päätöksenteolle… Se on helppo miettiä kokoon esimerkiksi ideakartan avulla.
  • Hän voi tonkia työpöytänsä pinoista juuri oikeat paperit ja koneeltaan tiedostot, joista kokoontumisessa voisi olla hyötyä.
  • Hän voi miettiä, millaisen korren voi itse kantaa kulloiseenkin kekoon.
  • Hän voi valmistaa mielessään alustuksia tai kannanottoja, joilla tuo ideansa tai kantansa muiden tietoon selkeästi ja perustelee sen argumenteilla, jotka uppoavat juuri tähän väkeen. Kannattaa muistaa realismi ja konkretisointi ja selvittää myös oman ajatuksen toteutumisen vaikutus muihin eli esityksen ekologia. Visuaalistaminen ei ainakaan haittaa esittämistä. Mitä useamman aistin kautta asiat meille tulevat, sitä helpompi ne on sekä ymmärtää että muistaa.
  • Lobbaus on suomalaisten väheksymää ellei suorastaan paheksumaa toimintaa. Kun palaverissa käsitellään tärkeää asiaa, jonka merkitys on itselle suuri, asiaa kannattaa lobata. Lobbaaminen voi olla esimerkiksi sitä, että kerrot kollegoillesi oman kantasi asiaan etukäteen ja selität, miksi asia on tärkeä, ja miksi juuri sinun kantasi asiassa pitäisi voittaa. Kollega saattaa olla se, joka palaverissa kannattaa näkemystäsi ensimmäisenä ja siten rohkaisee muita. Tilanteet ennen palaveria ovat rauhallisempia, eikä niissä ole muita kyseiseen asiaan vaikuttavia tekijöitä kuin sinä argumentteinesi. On hyvä tilaisuus vaikuttaa ilman kilpailua.
  • Lobbaus kannattaa erityisesti silloin, kun käsittelyyn on tulossa iso ja hankalasti käsitettävä asia.

Suurin korvin palaveriin

  • Kuuntele muita aktiivisesti ja tee tarkentavia kysymyksiä.
  • Kun hyvät ideat tuntuvat tulevan väärästä suusta, tunnista asenteesi puhujaa kohtaan ja anna vain asioiden taistella.
  • Viesti sanattomallakin ilmaisullasi avoimutta, hyväksymistä ja rohkaisevaa palautetta muille osallistujille.
  • Kiitä kollegoita lopuksi hyvästä palaverista.

Ehkäise palaverin jälkeinen muistinmenetys

”Kyllä siitä jossain palaverissa puhuttiin, mutta sitten se taisi hautautua johonkin ja unohtua”. Kun tuollaista tapahtuu, on kaikkien kokoontumisessa mukana olleiden aika mennyt hukkaan. Samalla on syntynyt lisää vastenmielisyyttä tehottomia kokoontumisia kohtaan. Siksi asioiden hyvä jatkoseurantakin on tärkeää.

  1. Katso, että muistion laatija toimittaa muistion kaikille osallisille sovitussa ajassa, olit sen tekijä tai vastaanottaja.
  2. Hoida osallesi muistiossa langenneet asiat kuntoon ennen seuraavaa palaveria.

Ei kommentteja

Julkaise kommentti