blogi

Palaverissäpäin – Huonolla valmistelulla pilaat kerralla paljon

Palaverisarjan osa 2/4.

Työyhteisöissä palaverien yleisimpiä virheitä ovat: Etukäteistiedon ja -materiaalin puute, aloitusajankohdan lipsuminen, keskustelun rönsyily, kiistely, ei uskalleta ottaa esille itselle epäselviä asioita ”kasvojen” menettämisen pelossa, pikkuasioihin juuttuminen, etsitään syyllisiä eikä ratkaisuja, ”väärän” henkilön esitystä ei voi tukea, päätösten jääminen avoimiksi, tehtäville ei osoiteta resursseja tai nimetä vastuuhenkilöä…

Suuri osa noista kumoutuu jo hyvällä valmistelulla, joka on tämän osan aihe.

Herää palaverin vetäjänä ja kokoonkutsujana jo päiviä aiemmin lähestyvään palaveriin, ja varaa ajattelulle edes rauhallinen vartti.

Käy tulevan palaverin tavoitteet mielessäsi läpi ja suunnittele agenda sen mukaiseksi. Et voi tehdä itse kaikkea, eikä se olisi edes mielekästä. Delegoi siis asioita etukäteen oikeille henkilöille; vastuuta selontekoihin omista osa-alueistaan, pyydä etsimään ja pureskelemaan valmiiksi tietoa jostakin käsiteltävästä asiasta ja pitämään siitä 2 minuutin tiiviin valmistellun esityksen palaverille. Sellainen syntyy vaikka auton ratissa työmatkalla. Siitä seuraa, että olet itse levollisempi ja vähemmän stressaantunut ja vastuutetut henkilöt ovat motivoituneempia osallistumaan palaveriin. Aika kannattaa käyttää mieluummin valmisteluun kuin palaverissa istumiseen.

Hyvä agenda johdattaa hyvään palaveriin

Kirjoita selkeä kutsu ja agenda, jossa ilmaiset kokonaisin lausein, mikä palaverin tavoite on, milloin se pidetään, ja keitä siihen odotetaan. Anna kutsutuille selkeät ohjeet, miten valmistautua ja mitä materiaalia ottaa mukaan. Esityslista voi jopa motivoida, mutta ainakin perustella! Kokouskutsujen jäyhä säännönmukaisuus on tarttunut turhaan muuhunkin vuorovaikutukseen. Ilmoita jo kutsussa, kenen vuoro on tässä palaverissa pitää muistiota, ja kuka toimii ”kellokallena” ylipitkille, rönsyileville puheenvuoroille.

Kerro myös etukäteen palaverin kesto, jotta kaikki voivat suunnitella työpäivänsä. Voit kertoa tehtävävastuutuksista samalla, mutta ne toimivat paremmin henkilökohtaisesti annettuina. Ihmiset ovat taipuvaisia jopa ylittämään odotukset, jos he tietävät ne.

Valmistele myös ulkoiset puitteet

Tule itse vetäjänä 5–10 minuuttia etuajassa ja tarkista kokoustilan puitteet; kaikki tekniset laitteet ja yhteydet toimivat sekä mahdollinen tarjoilu on kunnossa. Silloin työn kimppuun päästään heti, kun osallistujat ovat paikalla.

Heijastamalla työskentelymuistioksi muokkaantuva agenda videotykillä seinälle. Silloin kaikki näkevät koko ajan yhdessä muistion reaaliajassa ja mahdollisiin virheisiin voidaan puuttua jo niiden syntyessä.

Valmistaudu visualisoimaan tärkeitä asioita havainnollisesti fläpillä, ppt:llä tai vastaavalla. Fläpillä työskennellään yleensä tehokkaasti yhdessä. Sitä on helppo seurata ja kaikki voivat osallistua.

Ei kommentteja

Julkaise kommentti